Bei der Vorbereitung Ihrer Online-Prüfungen planen Sie bitte für die Durchführung der Identitätskontrolle ausreichend Zeit ein. Dabei ist eine stichprobenartige Identitätskontrolle erlaubt, um den zeitlichen und organisatorischen Aufwand des Prozesses gering zu halten.
Sowohl bei vollständiger als auch bei stichprobenartiger Identitätskontrolle müssen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass beim Kontrollieren von Ausweisdokumenten im Videokonferenzraum nur eine Person anwesend sein darf, deren Identität überprüft wird. Dies kann auf unterschiedliche Wege sichergestellt werden. Empfehlenswert sind folgende Herangehensweisen:
- Die Studierenden werden aus dem Warteraum des Videokonferenzsystems einzeln in den „Hauptraum“ des Meetings reingelassen. Nach der Identitätskontrolle wird die geprüfte Person in einen Break-Out-Raum verschoben und die nächste Identitätsüberprüfung findet im „Hauptraum“ des Meetings statt. Sobald die Identität aller Prüfungsteilnehmer erfolgreich geprüft wurde, kehren alle Studierenden in den „Hauptraum“ des Meetings zurück und die Prüfung wird gestartet.
- Alle Studierenden werden auf einmal aus dem Warteraum des Videokonferenzsystems in den „Hauptraum“ des Meetings gelassen. Danach werden die Studierenden einzeln in einen Break-Out-Raum (oder bei mehreren Prüfungsaufsichten in mehrere Break-Out-Räume) verschoben. Nach der Identitätskontrolle werden die Studierenden in einen speziellen Break-Out-Raum für kontrollierte Prüfungsteilnehmer verschoben. Sobald alle Studierenden geprüft sind, schließt man alle Break-Out-Räume und die Studierenden kehren in den „Hauptraum“ des Meetings zurück.
Informieren Sie bitte frühzeitig auch Ihre Studierenden über den Ablauf der Identitätskontrolle. Außerdem definieren Sie im Rahmen der Vorbereitung des Prüfungsablaufs auch die Kommunikationskanäle zwischen Ihnen und dem Aufsichtsteam (Telefon, Gruppenchat etc.) – so können Sie beispielsweise während des Prüfungsablaufs mit dem Aufsichtsteam kommunizieren, indem Sie sich im Prüfungsmeeting stummschalten und beispielsweise per Telefon die Details mit Kolleginnen und Kollegen besprechen.
Es ist auch wichtig, dass vor dem Start der Prüfung das gesamte Aufsichtsteam die wichtigen grundlegenden Bestimmungen kennt, also welche Hilfsmittel zugelassen sind, wie man sich bei Betrugsverdacht verhalten soll usw. Treffen Sie sich mit den Aufsichtsteam im Prüfungs-Meeting mit Zeitpuffer, um ggf. noch offen gebliebenen Fragen zu klären und sich auf den Start des Verfahrens vorzubereiten.
